الدرس الثاني : التعرف على أنواع السكرتارية وأعمال كل نوع ...
أنواع السكرتارية : خاصة
متخصصة
عامة
أولاً : السكرتير الخاص : هو موظف يختاره رئيسه من جهاز السكرتارية لتنظيم العمل ضمن مواصفات معينة نظراً
لثقة رئيسه به ولكفاءته في العمل …
وتتلخص أعماله فيما يلي : 1-استقبال الزوار وفق جدول محدد ..
2-الرد على المكالمات الهاتفية ، وتسهيل مكالمات الرئيس مع الآخرين ..
3-تنظيم وقت الرئيس خارج المؤسسة ..
4-حفظ الوثائق الخاصة بالرئيس في ملفات محددة ..
5-القيام بالأعمال الكتابية الخاصة بالرئيس ..
6-مساعدة الرئيس في ترتيبات السفر ..
7-مساعدة الرئيس في عقد الاجتماعات والحفلات ..
ثانياً : السكرتارية المتخصصة :السكرتير المتخصص هو الذي يقوم بعمل معين من أعمال السكرتارية
ويتفرع إلى فروع عدة وهي : * مدير المكتب
* القانوني
* الصحفي
* الطبي
* الفني
* التعليمي
* الإحصائي
أعمال السكرتير المتخصص بشكل عام : • دراسة ما يقدم له من قبل رئيسه في مجاله الخاص مع تقديم تقرير فني موجز ..
• ملازمة الرئيس في حضور الاجتماعات الفنية لتقديم المعلومات اللازمة له ..
• الاطلاع على ما يستجد في مجاله تخصصه من الأبحاث والتقارير العلمية وتقديمها للرئيس..
• حفظ وترتيب وتصنيف الوثائق والأوراق الفنية في ملفات خاصة ليسهل الوصول إليها ..
أ) مدير المكتب : تتلخص أعماله : • تلقي التعليمات من الرئيس وتنفيذها ...
• البحث في الرسائل الواردة وعرض المهم منها على الرئيس ..
• التمتع بحق التوقيع على الرسائل الصادرة عن مكتب الرئيس إلا الذي يصدر
بموجبها أمر من الرئيس بوجوب الاطلاع عليها ...
• حضور الاجتماعات مع الرئيس ...
• حضور المؤتمرات الصحفية ...
• مرافقة الرئيس في زيارته ورحلات عمله اذا طلب منه ذلك ...
ب ) السكرتير القانوني : تتلخص أعماله : • فحص القضايا المرفوعة ضد المؤسسة من الأفراد أو المؤسسات ..
• صياغة القرارات الادارية من الناحية القانونية قبل اصدارها ...
• الرد على الشكاوي والتظلمات الواردة من الأفراد والمؤسسات الأخرى ...
• حضور الجلسات مع الرئيس للاستعانة به من الناحية القانونية ...
• دراسة حالات النقل والترقية والعلاوات ...
ج ) السكرتير الصحفي : تتلخص أعماله : • الاطلاع على جميع الصحف واقتطاع الجزء الخاص بالمؤسسة وإلصاقه على ورق خُصص
لهذا الغرض ، وإرساله إلى الجهة المختصة للرد عليه وبعد تلقي الرد يعرضه على الرئيس
ثم يرسله إلى الصحف للنشر ...
• يزود الرئيس بجميع الاشياء المحلية والعالمية التي لها علاقة بمنشأته ...
• يحضر المؤتمرات الصحفية التي يعقدها الرئيس وهو الذي يوجه الدعوة لرجال الصحافة ..
د) السكرتير الطبي : تتلخص أعماله : • استقبال المريض وأفراد عائلته.
• حفظ سجلات المريض.
• معالجة البريد الوارد والصادر .
• استقبال المكالمات الهاتفية والرد عليها .
• كتابة الرسائل والتقارير والبحوث على الآلة الكاتبة .
• تزويد العيادة او المستشفى بالمستلزمات الضرورية .
ه) السكرتارية التعليمية : وتتلخص أعماله : • استقبال الأشخاص المترددين على القسم ..
• استقبال المكالمات الهاتفية ..
• اعداد بعض حفلات الشاي ..
• حفظ الأوراق والمستندات ..
• مساعدة أعضاء هيئة التدريس ..
و) السكرتارية الفنية : وتتلخص اعماله : • يقوم بالدراسات والأبحاث التي تتطلب من الرئيس .
• تقديم البيانات والمعلومات المتعلقة بطبيعة تخصصه أثناء الاجتماعات التي يعقدها الرئيس .
• يعرض على الرئيس أحدث المعلومات والتقارير والأبحاث مع التعليق عليها ..
ز) السكرتارية الإحصائية : وهو الذي يقوم بجمع البيانات الإحصائية من مصادرها المحلية والأجنبية ويكون على اتصال
وثيق مع هذه المصادر ويحتفظ بهذه البيانات بشكل منسق ومنظم للرجوع إليها عند الحاجة ..